회의 메모나 전사문을 준비해 민감정보를 줄인 다음, 핵심 논의·확정 결정·미결 사항·할 일을 분리해 요청하세요. 할 일마다 작업·담당자·기한·근거 발언을 받되, 원문에 없는 값은 ‘미정’ 또는 ‘확인 필요’로 남깁니다. 결과를 원문과 대조해 오류를 고치고 수정본까지 다시 확인한 뒤 공유하면 됩니다.
입력 자료와 민감정보부터 점검하세요
회의 중 적은 메모, 화상회의 자막, 음성을 텍스트로 옮긴 내용, 공동 회의 노트처럼 원문에 가까운 자료를 준비하세요. 안건이나 발언자 구분이 이미 있다면 유지하고, 나중에 결과를 확인할 수 있도록 원본도 보존합니다. 이런 자료들은 회의록 정리의 입력 자료로 활용할 수 있습니다.
ChatGPT에 넣기 전에는 조직의 AI 사용 정책과 데이터 처리 조건을 확인하세요. 업무에 꼭 필요하지 않은 이름·연락처·고객 식별정보와 인사·미공개 재무·사업 정보는 삭제하거나 익명화합니다. 긴 회의록은 안건이나 구간별로 나누어 처리하되, 마지막에는 전체 원문에서 중복과 누락을 확인하세요. 원문에 기록되지 않은 발언이나 결정은 AI가 복원할 수 없으므로 참석자에게 따로 확인해야 합니다.
복사해서 쓸 회의록 프롬프트
아래 문구를 복사해 사용하고, 마지막 대괄호 부분에 민감정보를 정리한 회의 원문을 붙여 넣으세요. 회의 목적이나 결과물을 읽을 사람을 덧붙여도 좋지만, 원문에 없는 사실을 채우도록 요청하지는 마세요.
아래 회의록에 있는 내용만 근거로 정리해 주세요.
1. 핵심 논의
2. 확정된 결정
3. 미결 사항
4. 할 일할 일은 작업·담당자·기한·근거가 되는 원문 발언을 표로 작성해 주세요. 원문에 없는 담당자나 기한은 추정하지 말고 ‘미정’으로 표시해 주세요. 뜻이 불분명하거나 서로 다른 발언은 ‘확인 필요’로 표시해 주세요. 제안과 확정된 결정을 구분하고, 중요한 숫자와 날짜는 원문 표현을 유지해 주세요. 마지막에 요약과 할 일의 근거가 된 원문 문장을 인용해 주세요.
[회의록]
이렇게 출력 항목을 먼저 정하면 요약 문장 속에 결정과 후속 업무가 섞이는 일을 줄일 수 있습니다. 표에 근거 발언까지 함께 두면 담당자나 기한을 확인할 때 원문으로 돌아갈 위치도 찾기 쉽습니다.
원문과 대조해 누락과 추측을 찾으세요
초안을 받으면 먼저 핵심 논의와 결정 항목을 원문 문장에 하나씩 대조하세요. ‘하지 않기로 했다’ 같은 부정 표현이나 조건이 빠지지 않았는지, 숫자와 날짜가 바뀌지 않았는지 확인합니다. 검토 중인 제안이 확정 결정으로 분류되지는 않았는지도 살펴보세요.
그다음 할 일 표의 각 행을 확인합니다. 실제로 합의된 작업인지, 담당자와 기한이 각각 원문 발언으로 뒷받침되는지 살핍니다. 근거를 찾을 수 없는 값은 지우고 ‘미정’ 또는 ‘확인 필요’로 남기세요. 회의록이 길었다면 안건별 결과를 전체 원문과 다시 맞춰 중복, 빠진 항목, 서로 모순되는 내용도 확인합니다.
누락된 결정이나 할 일이 있거나 서로 다른 발언이 잘못 합쳐졌다면, 해당 원문 구간을 지정해 수정 요청하세요. 예를 들어 “원문 중 ‘다음 주까지 검토’라고 한 구간을 다시 확인해 주세요. 확정된 기한인지 불분명하면 ‘확인 필요’로 표시해 주세요”처럼 대상과 기준을 함께 적습니다. 수정된 문장도 처음과 같은 원문에 다시 대조해야 합니다.
불확실한 항목을 확인한 뒤 공유하세요
담당자·기한·발언 뜻이 원문만으로 확정되지 않으면 AI가 채운 값으로 간주하지 말고 회의 참석자나 주관자에게 확인하세요. 내부 기록과 외부 공유본을 구분하고, 미확정 의견이 약속처럼 읽히지 않는지도 살핍니다. 담당자 또는 회의 주관자가 검토한 최종 기록만 공유용으로 확정하세요.
완료 여부는 간단히 점검할 수 있습니다. 각 요약·결정·할 일의 근거 문장을 원문에서 찾을 수 있고, 할 일마다 담당자와 기한이 확인되거나 ‘미정’으로 표시되어 있으며, 제안과 미결 항목이 확정된 사실처럼 전달되지 않으면 됩니다.
이 절차는 회의록 초안을 정리하고 검토하는 방법입니다. 실제 회의 자료를 사용한 실행 기록이나 ChatGPT 화면 관찰 자료는 제공되지 않았으므로, 여기서는 특정 메뉴 경로나 실제 출력 결과를 단정하지 않습니다.
